Dieser Artikel ist der Fachzeitschrift g'plus in der Ausgabe 22/2024 erschienen. Autor: Patrik Frei

Wer sich mit der operativen Unternehmensführung befasst, beschäftigt sich auch mit dem Begriff der Produktivität. Die Definition dieses Begriffs lässt unterschiedliche Erkenntnisse zu, welche im Kern den gleichen Grundgedanken haben. Einen höheren Erfolg auf dem Markt erzielen. Nachfolgend bezieht sich die Produktivität auf die geleisteten Arbeitsstunden. Nicht jede Arbeitsstunde ist einer produktiven Stunde gleichzusetzen, weshalb sich eine differenzierte Auseinandersetzung auch für Garten- und Landschaftsbaubetriebe lohnt. 

Der Gesamtarbeitsvertrag für die grüne Branche beinhaltet eine Vielzahl von rechtlichen Rahmenbedingungen für den beruflichen Alltag in der Branche. Die jährlich zu leistenden Arbeitsstunden einer angestellten Person sind ebenfalls im Lohnregulativ aufgeführt, welches im Anhang zum Gesamtarbeitsvertrag zu finden ist. Sie betragen aktuell für Garten- und Landschaftsbauunternehmen jährlich 2'184 Stunden, was im Durchschnitt eine 42 Stundenwoche ergibt. In dieser Zahl eingerechnet sind Absenzen für Ferien oder Feiertage, womit die betrieblichen Präsenzstunden tiefer liegen. 

produktive und unproduktive stunden

Die jährlichen Präsenzstunden beinhalten wiederum einige geleistete Arbeitsstunden, für welche die Unternehmung keine Vergütung vom Kunden erhält. Dazu zählen Arbeitsstunden im Werkhof/Magazin, Garantiearbeiten oder auch betriebsinterne Weiterbildungen. Erst nach dem Abzug all dieser unproduktiven Stunden bleibt ein Restbestand, welcher als produktive Stunden bezeichnet wird.

Diese sind im wesentlichen durch das Personal auf der Baustelle oder im Kundengarten zu leisten. Vereinzelte Leistungen von Bauführer/Projektleiter können ebenfalls den produktiven (verrechenbaren) Stunden zugeordnet werden. Alle weiteren Arbeitsstunden aus der Administration, Bauleitung und Geschäftsführung stellen unproduktive Stunden dar.

Damit die produktiven Stunden auf der Baustelle möglichst hoch ausfallen, wird eine gute Arbeitsvorbereitung durch den Projektleiter vorausgesetzt. Nicht zur richtigen Zeit verfügbaren Ressourcen wie Materialien oder nicht klare Ausführungsprozesse schmälern die Produktivität. Im Idealfall befasst sich das Unternehmen mit solchen Verbesserungspunkten kontinuierlich, was eine Weiterentwicklung in meist kleineren Schritten zulässt.

erfassung der produktiven stunden

Die Witterung oder das Tageslicht beeinflussen die Produktivität in einer Garten- und Landschaftsbauunternehmung. Müssen beispielsweise 50 Meter Stellstein in Beton versetzt werden, wird der Einbau bei trockenem Wetter rascher erfolgen als bei anhaltendem Regen. In der Analyse sind solche Punkte zwingend zu berücksichtigen. Eine Betrachtung über ein Geschäftsjahr hat sich gut bewährt und lässt gute Vergleiche innerhalb der eigenen Unternehmung oder der Branche zu.

Mit der Erfassung der Tages- und Regierapporte werden die produktiven Stunden direkt auf das jeweilige Projekt rapportiert. So erhält man die entsprechenden Grundlagen für die Abrechnung. Bei den unproduktiven Stunden empfiehlt es sich, entsprechende «Projekte» für die Rapportierung zu eröffnen. Weit verbreitet ist ein Projekt «Magazin», in welchem alle im Werkhof/Magazin erbrachten Leistungen rapportiert werden. Alleine der Grundsatz der bewussten Erfassung in einem Rapport führt dazu, dass jede Arbeitsstunde legitimiert werden muss. Aus Sicht der Geschäftsleitung können dadurch Erkenntnisse gewonnen werden, welche wiederum Optimierungen für den Alltag hervorbringen.

Die Anzahl der Projekte mit unproduktive Stunden sollten möglichst minimal gehalten werden, was die Akzeptanz und Praktikabilität im Unternehmen fördert. Über den bereits erwähnten Zeitraum von einem Jahr werden eine Vielzahl von Daten erfasst. Welche Erkenntnis möchte man damit gewinnen? Das Erfassen der Daten bringt noch keinen Nutzen. Erst die Auseinandersetzung, das Erkennen von Gründen wirkt sich letztlich monetär positiv aus.

Die Stundenerfassung von zahlreichen ERP-Software-Anbieter berücksichtigen Absenzen im Unternehmen. Dazu zählen Ferien, Feiertage, Krankheit, Unfall, Militär, Zivildienst oder weitere unbezahlte Absenzen.

auswirkungen der produktiven stunden auf die kalkulation

Die Erfassung der produktiven und unproduktiven Stunden können aktiv für die betriebliche Kalkulation genutzt werden. Alle unproduktiven Stunden müssen über die produktiven Stunden refinanziert werden. Eine möglichst hohe Zahl an produktiven Stunden ist anzustreben und senkt die Kosten pro Stunde. So können dadurch Wettbewerbsvorteile geschaffen werden.

Im nachfolgenden Beispiel werden die Auswirkungen auf eine unterschiedliche Produktivität in Werten dargestellt.

Im Unternehmen entstehen pro Jahr Kosten über 80'000 CHF pro Mitarbeiter. Im Normalfall resultieren folgende produktiven Stunden:

Die 80'000 CHF werden durch die 1'755.60 Stunden geteilt, womit pro produktive Stunden Kosten über 45.57 CHF (gerundet) entstehen.

Im Beispielunternehmen senkt sich über zwei Geschäftsjahre der Wert der produktiven Stunden auf 1'553.90 Stunden. Neu resultieren Kosten über 51.48 CHF (gerundet) pro produktive Stunde, was einem Plus von 5.91 CHF oder rund 13 Prozent entspricht.

Eine Detailanalyse hat ergeben, dass der Anteil von Krankheit und Unfall im besagten Umfang zugenommen hat. Dank einer detaillierten Erfassung wurde weiter bemerkt, dass im Durchschnitt alle Personen im Unternehmen mehr krankheitsbedingte Absenzen haben. Hier hätte unter Umständen das betriebliche Gesundheitsmanagementsystem bereits proaktiv einsetzen müssen und auf den Trend reagieren. Eine kontinuierliche Überwachung lohnt sich deshalb.

Produktivität ≠ produktive Stunden

Mit 8.4 Arbeitsstunden im Durchschnitt setzt sich die Arbeitszeit in der Regel aus einer Fahrt auf die Baustelle und zurück ins Magazin, Tätigkeiten auf der Baustelle, allfällige Transporte und einem Auf- und Ablad von Materialien und Maschinen zusammen. Sämtliche Arbeitsstunden werden den produktiven Stunden gutgeschrieben. Keine Person kann jedoch 8.4 Stunden am Tag wirklich produktiv arbeiten. Mit zunehmender Länge der täglichen Arbeitszeit sinkt die Produktivität und die Qualität der Arbeitsergebnisse nimmt ab. Diese Erkenntnisse können deshalb dazu führen, dass eine geringe Zahl an produktiven Stunden nicht zwingend negative Folgen haben muss. Auch die Verrechnungsart der erbrachten Leistungen hat einen Einfluss.

Multitasking oder Ablenkungen beeinflussen bekanntlich die Produktivität negativ und sind auf ein Minimum zu beschränken. Dem gegenüber führen bewusste Erholungszeitfenster zu einer höheren Produktivität.

fazit

Alleine durch die Erfassung der Arbeitsstunden werden noch keine Erkenntnisse in Bezug auf die Produktivität gewonnen. Differenzierte Daten und Analysen sind notwendig, um Potenziale zu erkennen, damit langfristig die Produktivität im Unternehmen auf dem gewünschten Niveau gehalten werden kann. Ein stetiger Fokus auf dem Thema lohnt sich deshalb.