Dieser Artikel ist der Fachzeitschrift g'plus in der Ausgabe 24/2025 erschienen. Autor: Patrik Frei

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bilden das Fundament der Schweizer Wirtschaft. Insbesondere bei Mikro- und Kleinunternehmen mit bis zu 10 beziehungsweise 49 Mitarbeitenden ist die Geschäftsführung oftmals in zahlreiche Aufgabenfelder eingebunden. Ein ungeplanter Ausfall kann diese Unternehmen ohne entsprechende Vorbereitung erheblich beeinträchtigen oder sogar gefährden.

Unabhängig davon, ob der Ausfall einer Führungsperson vorhersehbar ist oder plötzlich eintritt, stellt er das Unternehmen vor Herausforderungen, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Entscheidungen erfordern. Während bei geplanten Abwesenheiten meist genügend Zeit für die Übergabe und Organisation bleibt, erfordern ungeplante Ereignisse wie Unfälle oder Krankheiten ein rasches und flexibles Handeln. Dabei ist es entscheidend, bereits im Vorfeld Strukturen und Prozesse zu etablieren, die eine schnelle Reaktion ermöglichen und den Geschäftsbetrieb auch in Ausnahmesituationen sichern können. 

wissen und struktur

Ebenso wichtig ist es, regelmässig zu überprüfen, ob die Arbeitsabläufe (z.B. Unterhaltsauftrag mit Pflegedokumentation) sowie die Rollen- und Aufgabenverteilung noch aktuell und praxisnah sind. Eine kontinuierliche Anpassung an die sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens sorgt dafür, dass im Ernstfall nicht nur formelle, sondern auch tatsächlich gelebte Abläufe greifen. Die Förderung einer offenen Unternehmenskultur, in der Wissen geteilt und Verantwortlichkeiten transparent geregelt sind, stärkt die Resilienz des Unternehmens zusätzlich. So kann auch bei unerwarteten Ausfällen auf ein eingespieltes Team und fundierte Strukturen zurückgegriffen werden, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.

vollmachten und vorsorgeauftrag

Ein Ausfall des Inhabers betrifft nicht nur die betroffene Person selbst, sondern kann auch erhebliche Auswirkungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens haben. Es stellt sich die Frage, ob Löhne oder Lieferantenrechnungen weiterhin fristgerecht ausgezahlt werden können und ob die rechtsverbindliche Unterzeichnung wichtiger Verträge sichergestellt ist. Um diese und ähnliche Angelegenheiten verlässlich zu regeln, empfiehlt es sich, eine Bankvollmacht oder eine Unterschriftsberechtigung im Handelsregister eintragen zu lassen.

Ein unerwarteter schwerer Unfall oder eine ernsthafte Erkrankung kann dazu führen, dass Inhaberinnen und Inhaber nicht mehr eigenständig Entscheidungen treffen können. Ein Vorsorgeauftrag stellt ein geeignetes Instrument dar, um auf solche Situationen vorbereitet zu sein. Durch einen Vorsorgeauftrag lässt sich festlegen, wer im Falle einer Urteilsunfähigkeit umfassend die Vertretung übernimmt und in welchem Umfang diese Person sämtliche Angelegenheiten regelt. Dies umfasst auch die Vertretung von Beteiligungen am eigenen Unternehmen.

Ein Vorsorgeauftrag muss eindeutig festhalten, dass er für den Fall der eigenen Urteilsunfähigkeit gilt und in welchen Bereichen er Anwendung findet. Die einzelnen Aufgaben sollten mindestens grob beschrieben und abgegrenzt werden. Es ist auch möglich, die Befugnisse auf bestimmte Bereiche einzuschränken. Der Vorsorgeauftrag muss vollständig inkl. Ort und Datum handschriftlich verfasst und unterzeichnet sein oder wird durch eine Urkundsperson öffentlich beurkundet. 

regelung der nachfolge im aktionärsbindungsvertrag

Ein Aktionärsbindungsvertrag kann regeln, dass den verbleibenden Aktionärinnen und Aktionären im Falle der dauerhaften Urteilsunfähigkeit oder des Todes eines Aktionärs ein vertraglich festgelegtes Vorkaufsrecht an dessen Aktien eingeräumt wird. Die übrigen Aktionäre sind somit berechtigt, die Anteile des betroffenen Aktionärs zu den vereinbarten Bedingungen zu erwerben. Diese Regelung gewährleistet die Kontinuität des Unternehmens und verhindert den Eintritt aussenstehender Dritter.

notfallordner

In den meisten Fällen hat die berechtigte Person bislang nicht aktiv im Unternehmen mitgewirkt. Daher ist es erforderlich, dass sie sich mit den bestehenden Strukturen und Abläufen vertraut macht. Ein Notfallordner fasst alle relevanten Informationen übersichtlich zusammen und ermöglicht einen schnellen Zugang zum notwendigen Wissen. Es bleibt offen, ob der Ordner in digitaler oder physischer Form geführt wird.

Der Ordner kann thematisch strukturiert werden, wobei der Umfang an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst wird. Die nachfolgende Übersicht ist beispielhaft und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

• Allgemeine Unternehmensdaten (z.B. Organigramm)
• Finanz- und Versicherungsunterlagen (z.B. Versicherungsverträge)
• IT und digitale Infrastruktur (z.B. Zugangsdaten)
• Vertragsdokumente und rechtliche Unterlagen (z.B. Mietverträge)
• Betriebliche Organisation (z.B. Betriebsanweisungen)
• Aufbewahrung und Zugriffsregelungen (z.B. Standort des Notfallordners)

Besonders wichtig ist, dass der Notfallordner regelmässig aktualisiert und auf dem neuesten Stand gehalten wird. So wird sichergestellt, dass im Ernstfall alle Informationen vollständig und korrekt vorliegen. Verantwortlichkeiten für die Pflege des Ordners sollten klar definiert werden, um Unklarheiten und Verzögerungen zu vermeiden.

risikomanagement

Zusätzlich zu den bereits genannten internen Risiken ist jedes Unternehmen einer Vielzahl weiterer potenzieller Gefahren ausgesetzt. Auch Tod und Eherecht sind für die Unternehmensführung zu beachten. Eine strukturierte Identifikation und Bewertung dieser Risiken kann durch ein systematisches Risikomanagement gewährleistet werden. Der Prozess lässt sich in die fünf Schritte Bewusstsein für Risiken schaffen, Risikoidentifikation, Risikobewertung, Risikoanalyse inkl. Strategie und Massnahmen und Risikoumsetzung gliedern.

Der Risikomanagementprozess in fünf Schritten

1. Bewusstsein für Risiken schaffen
2. Risikoidentifikation
3. Risikobewertung
4. Risikoanalyse, Risikostrategie und Massnahmen
5. Risikoumsetzung

proaktiv statt reagieren

Zusammengefasst lässt sich sagen: Wer früh handelt, bewahrt sein Unternehmen vor Risiken. Dies bedeutet nicht nur, dass bestehende Gefahren rechtzeitig erkannt und minimiert werden, sondern auch, dass die Zukunft des Unternehmens aktiv und umsichtig gestaltet wird. Dabei lohnt es sich, externe Beratung in Anspruch zu nehmen, um den Blick von aussen zu schärfen und neue Impulse für die Unternehmensentwicklung zu gewinnen. Gerade im Hinblick auf die Nachfolge oder den plötzlichen Ausfall einer Schlüsselperson können individuell abgestimmte Lösungen helfen, die Kontinuität und Stabilität des Betriebs zu sichern. So bleibt das Unternehmen auch in herausfordernden Situationen handlungsfähig und kann sich weiterhin erfolgreich am Markt behaupten.