Dieser Artikel ist der Fachzeitschrift g'plus in der Ausgabe 24/2022 erschienen. Autor: Patrik Frei

Der Anlagespiegel oder Anlagekartei als Teil der Anlagebuchhaltung ist in der Praxis weit verbreitet und bekannt. Doch eine gute Anlagenbuchhaltung kann weitaus mehr, liefert viele Informationen und gehört in jede Unternehmung.

Als Nebenbuch der Finanzbuchhaltung wird die Anlagenbuchhaltung geführt, in welcher sämtliches aktiviertes Anlagevermögen erfasst wird. Das schweizerische Obligationenrecht hält in Art. 959 Abs. 1 fest, dass das Anlagevermögen einer Unternehmung in der Bilanz mindestens in die fünf Untergruppen Finanzanlagen, Beteiligungen, Sachanlagen, immaterielle Anlagen und nicht einbezahltes Kapital gegliedert werden muss. In der Praxis sind zudem oft die Untergruppen mobile Sachanlagen, Produktionsanlagen/Maschinen und Grundstücke/Bauten anzutreffen. Die Absicht einer langfristigen Nutzung oder Haltens von über 12 Monaten (Art. 960d Abs. 1 und 2 OR) muss für eine Aufnahme gegeben sein. Die Anlagenbuchhaltung dient dazu, die Zu- und Abgänge und Abschreibungen im Überblick zu halten und die buchhalterischen Werte laufend liefern zu können.

Als Abschreibung wird die Wertverminderung des Anlagevermögens gemeint, welche während der Nutzungszeit eintritt. Das Schweizer Obligationenrecht erlaubt mit dem Vorsichtsprinzip höhere Abschreibungen zu tätigen, als der reelle Wertverlust ist. Eine Überbewertung ist nicht zulässig. Es kann die lineare oder degressive Abschreibungen angewendet werden. Bei der linearen Methoden wird vom Anschaffungswert stets der gleiche Betrag abgeschrieben. Bei der degressiven Methode orientiert sich der Abschreibungsbetrag am Buchwert und sinkt mit zunehmenden Alter des Anlagevermögens. Der nachfolgende Auszug aus dem Merkblatt der eidgenössischen Steuerverwaltung zeigt die Höchst-Abschreibungssätze für die degressive Abschreibungsmethode und kann kantonal abweichen:

• Gewerbliche Bauten (mit Land) 7%
• Maschinen 30%
• Motorfahrzeuge aller Art 40%
• Büromaschinen 40%
• Hard- und Software 40%

Finanzbuchhaltungssoftwareanbieter führen zunehmend die Anlagebuchhaltung. Die Revisionskonforme Darstellung ist nur ein Vorteil. Erweiterte Funktionen und die Verknüpfung im ERP-System schaffen einen deutlichen Mehrwert.

betriebsbuchhaltung

Zu hohe Abschreibungssätze verhindern, dass die Daten aus dem Finanzbuchhaltungsabschluss für weitere Bereiche der Unternehmensführung eingesetzt werden können. Die betriebswirtschaftlich korrekten Vermögenswerte lassen sich nur in der Betriebsbuchhaltung (BEBU) ermitteln. Eine Anlagenbuchhaltung BEBU ist nicht obligatorisch und schafft aber die benötigten Grundlagen zum Beispiel im Bereich Geräte, Maschinen und Fahrzeuge für die betriebliche Kalkulation. Es werden darin Fragen nach der Laufzeit oder der Nutzungszeit beantwortet. Letzteres orientiert sich an den betrieblichen oder branchenüblich Erfahrungswerten.

Als Erweiterung lassen sich fixe und variable Kosten hinterlegen. Die gewonnene Basis der Einzelkosten (fixe + variable Kosten) dient auch der Kalkulation der Nettoverkaufspreise. In der Anlagenbuchhaltung wird nur das Anlagevermögen erfasst, welches in der Bilanz aktiviert wird. Direktabschreibungen über die Erfolgsrechnung für Vermögenswerte bleiben Aussen vor. Hier gilt es zu prüfen, ob nicht auch diese Investitionen für die Kalkulation erfasst werden können. Durch die gesamtheitliche Erfassung sämtlicher Maschinen, Geräte und Fahrzeuge entsteht die Möglichkeit, ein Investitionsplan für die kommenden Jahre zu erstellen. Ein Vorteil daraus ist ebenfalls, dass die Daten zentral und einmalig hinterlegt werden.

investitionen

Der betriebliche Investitionsprozess beinhaltet für grössere Anschaffung die Frage nach der Wirtschaftlichkeit und somit einer Investitionsrechnung. Einige darin enthaltene Fragen können nicht immer mit eindeutigen Fakten belegt werden und basieren auf Annahmen. Diese können sein: Wird die definierte Einsatzdauer über die Laufzeit mit den vorhandenen Aufträgen realisiert? Bleiben die Kosten für die Energie wie Bleifrei oder Diesel gleich? Abschliessend lässt sich diese Frage erst am Schluss der Nutzungsdauer beantworten. Das Sammeln von Daten und Fakten ermöglicht bei künftigen Ersatzinvestitionen exaktere Grundlagen beiziehen zu können.

Als Möglichkeit bietet sich an, periodisch die Betriebsstunden oder den Kilometerstand des vorwiegend kostenintensiven Anlagevermögens aufzunehmen. Im Mehrjahresvergleich kann unter der Voraussetzung einer gleichbleibenden Auftragsstruktur eine bessere Aussage zur Nutzungsdauer gemacht werden. Mit einer Erfassung in kleineren Abständen entsteht die Möglichkeit, Serviceleistungen besser zu planen und so die die Effizienz und Effektivität im operativen Geschäft zu steigern.

Die Kosten für den Unterhalt und die Reparatur sind oft ebenfalls schwierig zu beziffern. Ebenfalls verändern sich die vertraglichen Grundlagen wie Gratisservice oder Preise im Verlauf der Nutzungszeit. Mit einem eigenen Konto in der Finanzbuchhaltung oder als Kostenstelle in der Betriebsbuchhaltung lassen sich die Kosten pro Maschine oder Fahrzeug ermitteln. In der Praxis gilt es abzuwägen, für welche Maschine sich diese Handhabung anbietet und für welche andere Grundlagen beigezogen werden können.

Dank der Hinterlegung von Neuwerten und Nutzungsdauer in der Anlagenbuchhaltung lässt sich ableiten, wann eine Ersatzinvestition ansteht. Der daraus resultierende Investitionsplan liefert wichtige Grundlagen für die Finanzplanung.

versicherungswert

Mit einer Sachversicherung schützt die Unternehmung unter anderem Maschinen oder Geräte. Die Höhe der Versicherungssumme basiert auf den betrieblichen Angaben, welche unter anderem mit dem Neuwert des Anlagevermögens eruiert wird. Mit Hilfe der Anlagenbuchhaltung kann gewährleistet werden, dass keine Unter- oder Überdeckung vorhanden ist.

stille reserven und substanzwert

Investitionen können mit Aussenfinanzierungen getätigt werden. Banken oder Private Kreditgeber gehören zu den beliebtesten Finanzgebern. Unabhängig von der Herkunft verlangen Geldgeber Klarheit über die finanziellen Verhältnisse im Unternehmen. Die Kreditwürdigkeit kann nur mit der Betriebsbuchhaltung abschliessend beurteilt werden. Die Differenz zur Finanzbuchhaltung wird als Stille Reserven bezeichnet.

Bei einer Unternehmensbewertung in der Grünen Branche führt oft kein Weg am Substanzwert vorbei. Gründe für eine Bewertung können ein Verkauf oder eine Minderheitsbeteiligung von Mitarbeitenden sein. Im Substanzwert enthalten wird der Zeitwert des Anlagevermögens berücksichtigt. In der Praxis stellt die Aufarbeitung der Zeitwerte dieses Vermögens oft eine grosse zeitliche Herausforderung dar. Die Führung einer auf die Bedürfnisse der Unternehmung ausgerichtete Anlagenbuchhaltung führt zu einer markanten Optimierung. Eine einfache Excel-Tabelle erfüllt in vielen Fällen seinen Zweck.